Le départ d’un médecin vers un autre établissement, l’arrivée d’une sage-femme en renfort : chaque mouvement éloigne un peu vos données de l’Annuaire Santé. La gestion des numéros RPPS devient alors une tâche de fond que personne n’a vraiment le temps de suivre. Le module Isi-Santé compare vos professionnels aux données de l’Agence du Numérique en Santé (ANS), signale les écarts et vous laisse valider chaque correction.
En bref
- Isi-Santé importe depuis l’ANS les professionnels rattachés à vos numéros FINESS.
- Trois écrans comparent RPPS, MSS, établissements et fonctions avec vos données.
- Chaque correction, unitaire ou en masse, passe par une validation.
- À l’arrivée d’un professionnel, Isi-APP peut vérifier son rattachement dans l’annuaire.
Pourquoi la gestion des numéros RPPS se dégrade
Le numéro RPPS identifie chaque professionnel de santé au niveau national. Pourtant, dans votre système d’information, il manque souvent. Un compte créé à la main lors d’une arrivée urgente n’a pas toujours de RPPS. De même, une adresse de messagerie sécurisée change sans que personne ne mette la fiche à jour.
Le problème vient aussi de l’annuaire lui-même. En effet, un professionnel qui change d’employeur reste déclaré sur son ancien établissement tant qu’il n’a pas fait la démarche de mise à jour. Or personne ne la lui réclame. Ce rattachement périmé perturbe ensuite sa messagerie sécurisée de santé et ses accès aux téléservices.
Le point de départ de la gestion des numéros RPPS : vos FINESS
Isi-Santé ne raisonne pas personne par personne. Il part de vos établissements. Seuls les professionnels rattachés à un numéro FINESS de votre compte apparaissent dans les écrans de synchronisation. C’est pourquoi la première étape consiste à vérifier vos FINESS.
La synchronisation FINESS rapproche la base nationale de vos entités. Elle détecte les entités absentes, les adresses manquantes et les numéros FINESS non rattachés. Vous créez ensuite les éléments un par un ou en masse, ou vous les ignorez. Par ailleurs, un badge indique l’état de chaque numéro : vert s’il figure dans la base nationale, orange s’il est introuvable, rouge si son format est invalide.
Synchroniser avec l’ANS : ce que l’annuaire renvoie
Le bouton Synchroniser avec l’ANS lance l’import des données de vos établissements. L’opération tourne en arrière-plan et peut prendre quelques minutes. Un badge affiche ensuite la date de la dernière synchronisation. Vous pouvez la relancer après un délai minimum de cinq minutes.
L’import récupère, pour chaque professionnel, son numéro RPPS ou ADELI, son nom et sa fonction. Il remonte aussi sa messagerie santé, mais seulement quand l’annuaire la publie. Une colonne « MSS ANS » vide ne signale donc pas forcément une erreur de votre côté. Enfin, une synchronisation partielle n’efface jamais un RPPS déjà obtenu.
Le tableau de bord de l’onglet Synchro RPPS résume la situation avec trois indicateurs : le Taux de synchronisation, les Divergences restantes et la Dernière synchronisation ANS. Trois cartes mènent ensuite aux écrans de travail, chacune avec un compteur des éléments à traiter.
Trois écrans pour la gestion des numéros RPPS au quotidien
Les professionnels absents d’Isi-APP
L’écran Annuaire de Santé vs Personnes ISI-APP liste les professionnels connus de l’ANS qui n’ont pas encore de compte chez vous. Vous filtrez par type de numéro, RPPS ou ADELI. Puis vous cochez les lignes et cliquez sur Créer dans ISI-APP. Une fenêtre vous demande alors le profil à attribuer avant la création. À l’inverse, Ignorer la sélection retire de la liste les personnes qui ne doivent pas avoir de compte.
RPPS et messagerie santé
L’écran RPPS & Messagerie Santé place côte à côte le RPPS et la MSS enregistrés dans Isi-APP et ceux de l’ANS. Chaque ligne porte un statut : « À jour », « MSS à corriger » ou « RPPS à corriger ».
Cet écran traite aussi les comptes créés sans RPPS. Isi-APP tente de les rapprocher de l’annuaire par la messagerie santé, puis par le nom et le prénom. Ces lignes portent un badge orange « À rapprocher ». Si plusieurs professionnels portent le même nom, un badge rouge indique le nombre de correspondances. Aucune valeur n’est alors proposée : vous choisissez vous-même la bonne personne.
Établissements et fonctions
Le troisième écran, Établissements & Fonctions, repère les professionnels dont le rattachement ou la fonction diffère de l’ANS. Un badge orange signale un écart d’établissement, un badge violet un écart de fonction. Par ailleurs, la comparaison tient compte de tous les rattachements d’un utilisateur, et pas seulement de son entité principale.
Gestion des numéros RPPS en masse : garder le contrôle
Vous pouvez corriger une ligne à la fois. Une fenêtre affiche alors les données actuelles et celles de l’ANS avant validation. Pour un volume important, la correction en masse passe par Synchroniser RPPS / MSS, avec trois modes : Tout, RPPS uniquement ou MSS uniquement. Un récapitulatif liste ensuite les modifications avant que vous confirmiez.
Plusieurs garde-fous limitent les erreurs. D’une part, les rapprochements par messagerie ou par nom sont exclus par défaut ; un interrupteur permet de les inclure. D’autre part, les homonymes ne sont jamais modifiés en masse. Un badge « Déjà rattaché à un autre compte » signale aussi un RPPS déjà présent ailleurs, souvent un doublon de compte.
Sur l’écran des établissements, les boutons Corriger les établissements et Corriger les fonctions suivent la même logique. Notez enfin que ces corrections mettent à jour Isi-APP. Elles ne modifient pas l’Annuaire Santé, que seul le professionnel ou son ordre peut faire évoluer.
Vérifier le rattachement RPPS dès l’arrivée
Le meilleur moment pour fiabiliser un RPPS reste l’arrivée du professionnel. Isi-Santé propose donc un contrôle à la création d’une personne. Il est désactivé par défaut. Vous l’activez dans Paramètres DSI, menu Personnes, onglet Rattachement RPPS.
À l’étape Santé du formulaire de création, vous saisissez le numéro ou utilisez Rechercher dans l’annuaire de santé. Isi-APP compare alors l’établissement déclaré dans l’annuaire aux FINESS de toutes les entités de votre compte. S’il ne correspond à aucun, une alerte s’affiche sous le champ.
Le bouton Préparer le mail de mise à jour ouvre ensuite un message prérempli. Deux trames existent : l’une pour les professions à ordre, comme les médecins ou les infirmiers, l’autre pour les autres professions. Le mail ne part qu’à la création effective de la personne. Ainsi, un formulaire abandonné n’écrit à personne. L’envoi est également tracé dans l’onglet Historique de la fiche.
Ce contrôle s’inscrit dans le parcours d’arrivée décrit dans notre article sur l’onboarding et l’offboarding. Il s’appuie sur la fiche de l’annuaire des personnes.
Cartes CPS, messageries MSS et formulaires ANS
La gestion des numéros RPPS s’accompagne d’autres objets à suivre. L’onglet Cartes CPS recense les cartes de vos professionnels : CPS, e-CPS, CPE, CPF, CDE ou CPA. Chaque carte porte un état de provisionnement, de « À commander » à « En production ». Vous y notez aussi le numéro de carte et le code PUK.
L’onglet Messageries MSS référence vos messageries, de type organisationnelle ou applicative, avec leur opérateur et leur statut. Quant à l’onglet Formulaires ANS, il regroupe les formulaires générés par Isi-APP et ceux que vous déposez avec Ajouter un formulaire (PDF, Word, Excel ou image, 12 Mo maximum).
Gestion des numéros RPPS et HospiConnect
Un référentiel RPPS fiable n’est pas qu’une question d’hygiène des données. Le programme HospiConnect en fait sa première exigence (1.1, référentiel RPPS / idNat_PS). Notre offre HospiConnect s’appuie sur ce socle. Si vous préparez le prochain jalon, la note de cadrage HospiConnect détaille les étapes.
Questions fréquentes sur la gestion des numéros RPPS
D’où viennent les données utilisées pour la gestion des numéros RPPS ?
Elles proviennent de l’Annuaire Santé de l’ANS. L’import porte sur les professionnels rattachés aux numéros FINESS de votre compte. Il se déclenche avec le bouton « Synchroniser avec l’ANS ».
Isi-APP modifie-t-il l’Annuaire Santé ?
Non. Les corrections mettent à jour vos données dans Isi-APP. Pour un rattachement périmé dans l’annuaire, Isi-APP vous aide à envoyer au professionnel un mail qui décrit la démarche à suivre.
Pourquoi un professionnel n’apparaît-il pas dans les tableaux ?
Son établissement n’est probablement pas rattaché à votre compte. Vérifiez vos numéros FINESS dans l’onglet FINESS du module Santé.
La colonne « MSS ANS » est vide : faut-il s’inquiéter ?
Pas forcément. L’annuaire ne publie la messagerie santé que pour une minorité de professionnels. Une colonne vide signifie le plus souvent que l’ANS ne la diffuse pas.
Que se passe-t-il en cas d’homonymes ?
Isi-APP n’en choisit aucun. La ligne affiche le nombre de correspondances, et vous désignez la bonne personne lors d’une correction individuelle. Les homonymes sont toujours exclus des corrections en masse.