Annuaire des personnes : centralisez vos collaborateurs, leurs accès, leurs arrivées et leurs départs

Qui a accès à quoi ? Qui arrive lundi prochain ? Qui quitte l’entreprise dans un mois ? Sans annuaire des personnes fiable, les équipes IT, RH et les managers répondent à ces questions au jugé. Isi-APP rassemble donc toutes les réponses dans un seul module. Il s’adresse aux dirigeants et aux responsables qui veulent garder la main sur leurs équipes, du premier jour au dernier.

Pourquoi un annuaire des personnes est indispensable

Dans une entreprise, les informations sur les collaborateurs se dispersent vite. On trouve un fichier Excel d’un côté, un outil RH de l’autre, et une liste de contacts dans la messagerie. Les doublons s’accumulent alors, et les accès ne correspondent plus aux postes réels. Pire, certains départs passent inaperçus. On découvre parfois, au détour d’un incident, qu’un compte actif appartient à quelqu’un parti depuis six mois.

Un annuaire centralisé supprime ces angles morts. En effet, chaque responsable y trouve une vue claire et à jour de toutes les personnes rattachées à l’organisation. Cela vaut pour les salariés permanents, mais aussi pour les prestataires extérieurs et les comptes génériques partagés entre services.

Un bon annuaire permet notamment de :

• localiser en quelques secondes un collaborateur, son poste, ses coordonnées et son responsable ;
• identifier les accès informatiques associés à chaque personne ;
• anticiper les arrivées et les départs, afin de préparer le matériel et les droits ;
• garantir la conformité, en vérifiant qu’aucun compte actif n’appartient à une personne partie.

L’annuaire des personnes dans Isi-APP : une vue complète

Isi-APP découpe l’annuaire en onglets, selon le profil de chaque utilisateur. Les collaborateurs actifs, les arrivées prévues, les départs récents, les boîtes partagées et les comptes génériques ont chacun leur vue. De plus, les administrateurs locaux accèdent aux comptes désactivés et aux comptes administrateurs.

Chaque ligne ouvre une fiche individuelle complète. On y retrouve l’identité, les coordonnées, la fonction principale et le responsable hiérarchique. S’y ajoutent les profils d’accès informatiques, les matériels rattachés, les tickets associés et les droits accordés. Autrement dit, tout se consulte depuis un seul écran, sans passer d’un outil à l’autre.

La fiche affiche aussi des compteurs : nombre de matériels, tickets ouverts, profils d’accès, projets en cours, postes et missions. Un responsable voit ainsi d’un coup d’œil où en est un collaborateur. C’est particulièrement utile lors d’une revue de droits ou d’un entretien de départ.

Une identité toujours normalisée

Isi-APP normalise automatiquement l’écriture des noms et prénoms, quelle que soit la façon dont ils entrent dans le système. Le nom s’affiche en majuscules, et chaque partie du prénom commence par une majuscule. Les prénoms composés, les apostrophes et les accents restent intacts. Vos équipes n’ont donc aucune mise en forme à faire au moment de la saisie. Après l’enregistrement, la valeur affichée est toujours la valeur normalisée.

Prestataires et personnel extérieur

L’annuaire gère également les relations avec l’extérieur. D’un côté, les prestataires premium voient les personnes de leurs clients et peuvent créer des comptes chez eux. De l’autre, les clients consultent le personnel extérieur de leurs prestataires, depuis une vue dédiée en lecture seule. Chaque périmètre reste toutefois strictement cloisonné. Un prestataire ne voit que les entités auxquelles il a un accès explicite.

Isi-Identité : chaque arrivée devient un processus maîtrisé

L’annuaire des personnes fait partie d’Isi-APP. En revanche, l’assistant d’arrivée présenté ici est réservé aux organisations abonnées au module Isi-Identité.

L’arrivée d’un collaborateur est souvent un moment délicat. Il faut créer le compte, attribuer les accès, configurer la messagerie, puis transmettre les codes provisoires. Plusieurs équipes interviennent, et une étape oubliée peut retarder la prise de poste. C’est pourquoi Isi-Identité propose un assistant d’arrivée en plusieurs étapes, qui guide l’opérateur du début à la fin.

L’assistant enchaîne six étapes :

• Identité : civilité, nom, prénom, dates d’arrivée et de naissance, entité de rattachement, adresse et téléphone.
• Email et identifiant : choix du type d’adresse (email professionnel, email personnel ou sans email) selon la configuration de votre organisation. Isi-APP génère ensuite la racine email et l’identifiant, et vérifie leur unicité en temps réel.
• Fonction : poste dans l’organisation, statut, responsable hiérarchique et, le cas échéant, remplacement d’un collaborateur existant.
• Groupe et profil d’accès : groupe, profil d’accès et éventuelles limitations d’entités.
• Santé (si le module est actif) : informations propres aux professionnels de santé et vérification du rattachement RPPS. Le RPPS est le répertoire national des professionnels de santé.
• Ticket (si le module est actif) : préparation automatique d’un ticket SI ou RH pour lancer les actions liées à l’arrivée.

À chaque étape, l’assistant s’adapte à la configuration de votre organisation. Par exemple, il ne propose que les types d’adresses email paramétrés par votre DSI, ni plus ni moins. L’opérateur ne peut donc pas créer un compte avec un type d’email non autorisé. Une source d’erreur fréquente disparaît ainsi.

Un identifiant conforme à vos conventions

Isi-APP génère l’identifiant du nouveau collaborateur selon la convention de nommage de votre organisation. Plusieurs formats existent : l’initiale du prénom suivie du nom, le prénom complet et le nom, ou d’autres combinaisons. Si l’identifiant existe déjà, le système ajoute automatiquement un suffixe incrémenté pour garantir l’unicité. Bien entendu, l’opérateur peut toujours modifier la valeur proposée.

Des actions automatiques à la création

Dans les paramètres, votre DSI définit les actions à lancer à chaque création de compte. Deux canaux indépendants coexistent : le canal SI (systèmes d’information) et le canal RH. Pour chacun, trois comportements sont possibles. Vous pouvez ne rien faire, créer un ticket au sujet prédéfini ou envoyer un email aux adresses configurées. Le corps du ticket ou de l’email suit ensuite une trame HTML, rédigée une seule fois dans les paramètres.

Ainsi, l’équipe IT reçoit systématiquement les informations utiles pour préparer le poste de travail. De leur côté, les RH gardent une trace formelle de chaque intégration.

Gestion des départs : anticipez et sécurisez

Un départ génère autant d’actions qu’une arrivée, et souvent dans l’urgence. Isi-APP agit donc à deux niveaux : la visibilité dans l’annuaire et les alertes automatiques. Pour une vue d’ensemble du sujet, lisez aussi notre article sur l’onboarding et l’offboarding.

Des départs visibles dans l’annuaire

L’onglet Départs récents liste les vingt derniers départs enregistrés. L’onglet Désactivés, réservé aux administrateurs locaux, regroupe quant à lui tous les comptes désactivés, avec leur date de désactivation. Un compte désactivé reste visible dans cet onglet, mais il disparaît de l’annuaire actif. Toute confusion est ainsi évitée.

Depuis la fiche d’un collaborateur, l’administrateur local désactive le compte en indiquant un motif et une date. Il peut aussi transférer l’utilisateur vers une autre entité, changer son type de compte ou supprimer son adresse email. Chaque action met immédiatement à jour les données liées. Les tickets, les matériels et les rôles projet reflètent donc en temps réel tout changement d’identité ou d’email.

Des alertes de départ automatiques

Isi-APP envoie automatiquement un email d’alerte un certain nombre de jours avant la date de départ d’un collaborateur. Votre DSI fixe ce délai, entre 1 et 365 jours. Elle configure aussi les destinataires des canaux SI et RH, de façon indépendante. Chaque canal dispose en effet de sa propre liste d’adresses et de sa propre trame d’email.

Chaque matin, Isi-APP repère les collaborateurs dont la date de départ correspond exactement au délai configuré. Il envoie alors les alertes correspondantes. En revanche, les comptes déjà archivés ou désactivés ne déclenchent aucune alerte. Les équipes IT et RH reçoivent donc un rappel au bon moment, sans intervention manuelle.

Ce mécanisme écarte deux risques majeurs. D’une part, oublier de révoquer les accès d’un collaborateur qui part. D’autre part, découvrir trop tard qu’un poste de travail ou un abonnement logiciel est resté actif après son départ.

Enfin, pour les organisations abonnées à Isi-Identité, le formulaire de départ utilisateur structure tout le parcours dans un assistant guidé. La vidéo ci-dessous le montre en 30 secondes.

Profils d’accès et droits : la bonne personne au bon niveau

Chaque collaborateur dispose d’un ou plusieurs profils d’accès, qui définissent ce qu’il peut voir et faire dans Isi-APP. Il existe six niveaux, de l’administrateur global à l’utilisateur standard, en passant par des profils locaux limités à certaines entités.

Les profils locaux ou limités exigent au moins une restriction à une entité. Sans elle, Isi-APP refuse d’enregistrer le profil. À l’inverse, un utilisateur standard peut recevoir une limitation facultative. Quant aux profils globaux, ils verrouillent automatiquement le champ de limitation, ce qui empêche toute configuration incohérente.

L’administrateur local gère les profils depuis la fiche individuelle, ou en masse depuis l’annuaire. Les actions en masse servent par exemple à mettre à jour des profils ou à transférer des utilisateurs vers une autre entité. Elles permettent également d’envoyer les codes d’accès à plusieurs collaborateurs en une seule fois.

Intégration avec Youzer

Isi-APP s’intègre avec Youzer, la plateforme de gestion des identités et des accès. Lorsque vous créez un utilisateur doté d’une adresse email, Isi-APP synchronise son mot de passe provisoire avec Youzer. De même, votre organisation peut utiliser cette synchronisation pour les réinitialisations. Dans ce cas, un nouveau mot de passe défini depuis la fiche s’applique à tous les systèmes connectés. Une alerte contextuelle informe alors l’opérateur de la portée de l’action.

Fonctions et postes : suivez l’évolution de chaque collaborateur

Au-delà de l’identité, Isi-APP enregistre les fonctions de chaque collaborateur. Chaque fonction précise l’intitulé du poste, le type de contrat et l’entité de rattachement. Elle indique aussi le responsable hiérarchique ainsi que les dates de début et de fin. Un collaborateur peut d’ailleurs occuper plusieurs fonctions en même temps. L’une d’elles devient alors sa fonction principale.

L’onglet RH de la fiche centralise ces informations. Les RH y ajoutent, modifient ou clôturent des fonctions sans quitter la fiche. Par ailleurs, Isi-APP veille à la cohérence des données. Ainsi, impossible de supprimer une fonction principale tant que d’autres fonctions existent. De même, promouvoir une nouvelle fonction principale retire automatiquement ce statut à l’ancienne.

Cet historique des fonctions devient précieux lors des entretiens annuels, des revues de postes ou des audits internes.

Actions rapides depuis l’annuaire des personnes

L’annuaire des personnes n’est pas une simple liste. Sur chaque fiche, un panneau d’actions propose les opérations autorisées selon les droits de l’utilisateur connecté :

• afficher et copier le mot de passe provisoire, tant que le collaborateur ne l’a pas changé ;
• envoyer les codes d’accès par email en un clic ;
• modifier l’adresse email, avec un message explicite si un autre compte l’utilise déjà ;
• réinitialiser le mot de passe, avec des alertes adaptées à la configuration Youzer ou Office 365 ;
• désactiver ou réactiver le compte selon son état ;
• consulter l’historique du matériel rattaché.

Enfin, la vue rapide s’ouvre directement depuis l’annuaire, sans charger la fiche complète. Elle affiche les coordonnées, les fonctions, les rôles projet, les tickets et les matériels rattachés. C’est donc l’outil de tous les jours pour trouver une information précise en quelques secondes.

Paramétrage DSI : adaptez l’annuaire des personnes à votre organisation

Votre DSI dispose d’un espace dédié pour configurer le module Personnes. Ce paramétrage s’organise en trois sections.

La première couvre les règles générales. Elle fixe notamment les types d’adresses email autorisés à la création. Elle active aussi, ou non, l’étape Groupe de l’assistant d’arrivée et l’étape Santé (rattachement RPPS) pour les établissements concernés. Enfin, elle précise si les informations personnelles figurent dans les tickets de création.

La deuxième section gère les actions à la création. Pour chaque canal, SI et RH, vous choisissez entre ne rien faire, créer un ticket ou envoyer un email. Vous configurez ensuite les destinataires et rédigez la trame du message une seule fois.

La troisième section, enfin, configure les alertes de départ : délai d’anticipation, destinataires par canal et trame de l’email. Ces paramètres valent alors pour tous les départs enregistrés dans l’annuaire.

Chaque organisation adapte ainsi Isi-APP à ses processus internes, sans développement spécifique.

Conclusion

Un annuaire des personnes bien tenu, associé à des arrivées et des départs structurés, devient un véritable atout opérationnel. Isi-APP réunit ces enjeux dans un seul module, de la création du premier compte à la désactivation définitive. Entre les deux, il assure également le suivi des fonctions, des profils d’accès et des alertes automatiques. Vous voulez voir comment Isi-Identité peut accompagner vos processus d’onboarding et d’offboarding ? Demandez une démonstration à nos équipes, ou testez Isi-APP gratuitement pendant 14 jours.

Questions fréquentes

À quoi sert l’annuaire des personnes dans Isi-APP ?

Il centralise tous les collaborateurs de votre organisation : salariés actifs, arrivées prévues, départs récents, comptes génériques et prestataires extérieurs. Chaque fiche regroupe l’identité, les coordonnées, la fonction, les profils d’accès et les matériels rattachés. Les responsables disposent ainsi d’une vision complète et à jour, sans jongler entre plusieurs outils.

Comment Isi-Identité facilite-t-il l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Isi-Identité propose un assistant d’arrivée en plusieurs étapes. Il guide l’opérateur de la saisie de l’identité jusqu’à l’attribution des profils d’accès. En chemin, il génère l’identifiant et l’adresse email selon vos conventions, et vérifie leur unicité en temps réel. Il déclenche ensuite les actions configurées, comme un ticket SI ou un email RH. Chaque arrivée suit donc le même processus, sans oubli ni erreur de saisie.

Comment Isi-APP gère-t-il les alertes de départ des collaborateurs ?

Votre DSI fixe un délai d’anticipation, entre 1 et 365 jours, et des destinataires pour les canaux SI et RH. Chaque matin, Isi-APP repère les collaborateurs dont la date de départ correspond exactement à ce délai. Il envoie alors automatiquement les emails d’alerte. En revanche, les comptes déjà archivés ou désactivés ne déclenchent rien. Les équipes IT et RH reçoivent ainsi un rappel au bon moment pour révoquer les accès et récupérer le matériel.

Peut-on gérer les prestataires et le personnel extérieur depuis l’annuaire ?

Oui. Les prestataires premium disposent d’une vue dédiée qui liste les personnes de leurs clients. Ils peuvent aussi créer des comptes directement chez ces derniers. Les clients, de leur côté, consultent le personnel extérieur de leurs prestataires depuis une vue en lecture seule. Chaque périmètre reste toutefois strictement cloisonné : un prestataire ne voit que les entités auxquelles il a un accès explicite.