Un contrat signé il y a quatre ans, un préavis de trois mois noté nulle part : la reconduction tombe sans que personne ne l’ait décidée. La gestion des contrats fournisseurs paraît administrative. Pourtant, c’est elle qui détermine si votre DSI choisit ses prestataires ou si elle les subit. Dans Isi-APP, chaque contrat a sa fiche, ses documents et surtout une date d’alerte calculée pour vous laisser le temps d’agir.
En bref
La gestion des contrats fournisseurs est incluse dans Isi-APP pour tous les clients, dans le socle Isi-Basic. Isi-APP suit les reconductions tacites et place une alerte trois mois avant la date limite de résiliation. Avec le module Isi-IA, vous créez un contrat à partir de ses PDF et vous lui posez vos questions.
Gestion des contrats : pourquoi la reconduction tacite coûte cher
Le mécanisme est simple. Un contrat à reconduction tacite se renouvelle seul à son terme, sauf si vous le résiliez avant une date limite. Cette date dépend du préavis, exprimé le plus souvent en mois. Ainsi, pour un contrat qui se termine le 31 décembre avec trois mois de préavis, la décision doit tomber avant la fin septembre. Passé ce délai, vous repartez pour une période complète.
Le problème tient rarement à la négligence. En effet, des personnes différentes signent les contrats et les rangent dans des dossiers différents. Le préavis, lui, figure en page 12 des conditions générales. Par ailleurs, la DSI d’un ESMS ou d’une collectivité gère souvent des dizaines de contrats : téléphonie, copieurs, licences, maintenance du logiciel métier, hébergement. Personne ne suit ces échéances de tête. Une bonne gestion des contrats commence donc par un endroit unique et une date d’alerte fiable.
Gestion des contrats publics : la reconduction se décide aussi
Les collectivités et les établissements publics de santé passent une grande partie de leurs contrats sous forme de marchés publics. Le principe diffère un peu, mais la vigilance reste la même. Le Code de la commande publique autorise un marché à prévoir une ou plusieurs reconductions. Deux conditions s’appliquent : ses caractéristiques restent inchangées, et la mise en concurrence a tenu compte de sa durée totale. Sauf clause contraire, la reconduction est tacite et le titulaire ne peut pas s’y opposer.
Autrement dit, la décision revient à l’acheteur. S’il ne veut pas reconduire, il notifie une décision expresse de non-reconduction au titulaire avant l’échéance, dans les conditions prévues par le marché. De plus, la durée d’un marché tient compte de la nécessité de remettre périodiquement les prestations en concurrence. Le calendrier compte donc autant que dans le privé : une date de notification manquée, et le marché court une période de plus.
Une fiche par contrat, avec les informations qui comptent
Dans Isi-APP, les contrats se trouvent dans le menu « Achats / Finance » > « Contrats ». Chaque contrat fournisseur dispose d’une fiche en quatre sections. La section « Informations » réunit le libellé, le statut, le fournisseur et une description. La section « Dates & Montants » rassemble les dates de signature, de démarrage et de fin, ainsi que les mois d’engagement en cas de reconduction tacite. On y trouve aussi le « Préavis de résiliation (mois) » et le « Montant TTC tel qu’inscrit au contrat », avec sa périodicité.
La section « Accès & Fin » contient le « Type d’engagement », le champ « Contrat confidentiel ? » et une question utile : « Que faire à la fin du contrat ? ». Vous choisissez parmi cinq réponses, par exemple « Renégocier un nouveau contrat » ou « Résilier le contrat (par courrier AR ou autre moyen) ». Ainsi, la décision est écrite bien avant l’échéance, et votre successeur la retrouve.
Enfin, la section « Documents » accueille la proposition commerciale et le contrat signé. Vous pouvez aussi ajouter des images, des commentaires, des liens et d’autres documents. L’onglet « Activité » retrace qui a créé, consulté et modifié le contrat. De même, la fiche de chaque fournisseur présente un onglet « Mes contrats ». Il liste les contrats passés avec lui, avec leur date de début, leur montant total et leur montant annuel TTC.
Gestion des contrats : Isi-APP calcule la date à laquelle décider
C’est le cœur de l’outil. Isi-APP suit les reconductions tacites et calcule pour chaque contrat la date à laquelle il faut décider : renouveler, renégocier ou résilier, avec trois mois d’avance sur le préavis.
Du préavis à la date d’alerte
Le calcul part de quatre informations de la fiche : la date de démarrage, la durée d’engagement, le préavis et le type d’engagement.
- Isi-APP détermine le terme en cours. Pour une reconduction tacite, il le fait avancer d’un an à chaque reconduction.
- Il en déduit la date limite pour résilier, c’est-à-dire le terme en cours moins le préavis.
- Il place la date d’alerte trois mois avant cette date limite.
Prenons un contrat de téléphonie qui arrive à son terme fin décembre, avec trois mois de préavis. La date limite de résiliation tombe fin septembre, et l’alerte fin juin. Vous disposez donc d’un trimestre pour comparer les offres ou renégocier.
Le calcul se met à jour chaque nuit. Par conséquent, les dates d’un contrat saisi à la main apparaissent le lendemain. En revanche, Isi-APP ne remplace jamais une valeur que vous avez saisie vous-même. Si un marché prévoit une reconduction sur une autre durée qu’un an, saisissez donc la date d’alerte qui lui correspond. Un contrat terminé, lui, n’est plus recalculé.
Des montants comparables d’un contrat à l’autre
Les fournisseurs facturent au mois, au trimestre, à l’année ou en une fois. Isi-APP calcule le montant annuel TTC et le montant global TTC à partir du montant inscrit au contrat et de sa périodicité : Mensuel, Trimestriel, Annuel ou Global. Par exemple, un contrat à 450 € par mois apparaît à 5 400 € par an. Vous comparez alors vos contrats sur la même base.
Vos contrats en Kanban ou en table
La liste des contrats s’ouvre en Kanban, sur trois colonnes : « En discussion », « En cours » et « Terminés ». Chaque carte affiche le fournisseur, l’entité, le montant et l’action prévue en fin de contrat. Un badge rouge, avec une cloche et la date, signale une date d’alerte dépassée. Quand vous déplacez une carte d’une colonne à l’autre, Isi-APP vous demande la date de démarrage ou de fin.
Le bouton « Table » bascule vers une vue en colonnes : ID, Libellé, Fournisseur, Client, Montant Total, Montant/an, Début, Alerte, Fin, Statut et Type. Vous filtrez ensuite par entité, fournisseur, type d’engagement, contrat signé ou année. La liste s’exporte en Excel et en PDF. Pour une analyse plus poussée, l’extraction « Contrats : Liste complète » fournit 25 colonnes.
Dans vos tableaux de bord, le widget « Basic – Contrats expirés » liste enfin les contrats à surveiller. Il rassemble ceux dont la date de rappel est dépassée ou qui expirent dans les trois mois, avec l’action prévue pour chacun.
Une alerte dans l’application, et par e-mail si vous le voulez
Quand un contrat en cours atteint sa date d’alerte, l’entité reçoit une notification « Contrat arrivant à échéance ». Elle précise le contrat, le fournisseur et la date d’échéance. À défaut de date d’alerte, la notification part 30 jours avant la date de fin. Une notification « Nouveau contrat » signale aussi chaque création.
Ces alertes apparaissent dans Isi-APP. Toutefois, chaque utilisateur peut les recevoir par e-mail en activant le digest quotidien. Notez un point important : les contrats confidentiels et ceux dont l’accès est restreint ne déclenchent pas de notification. Pour ceux-là, le widget et la liste restent vos repères.
Relier chaque contrat à ce qu’il couvre
Un contrat de maintenance concerne des serveurs, un abonnement concerne une application. Depuis le bouton « Liaisons » de la fiche, vous rattachez le contrat aux éléments qu’il couvre. Les projets et les applications sont toujours disponibles. Les tickets demandent le module Isi-Ticket. Le matériel et les licences relèvent d’Isi-Informatique, et les équipements du module GMAO.
Le lien fonctionne aussi dans l’autre sens. Ainsi, les fiches matériel et application ont un onglet « Contrats ». Quand vous travaillez sur la gestion des applications ou la cartographie du SI, vous voyez donc quel contrat finance chaque logiciel. Avec Isi-Informatique, les garanties du matériel déclenchent par ailleurs leur propre alerte, 30 jours avant leur fin.
L’IA dans la gestion des contrats, avec le module Isi-IA
Deux fonctions s’ajoutent avec le module Isi-IA. Elles consomment le quota IA mensuel de votre entité.
Créer un contrat à partir de ses PDF
Le bouton « Ajouter avec IA » ouvre la fenêtre « Créer un contrat avec l’IA ». Vous y déposez jusqu’à trois PDF de 10 Mo, puis vous indiquez pour chacun s’il s’agit de la proposition commerciale, du contrat signé ou d’un autre document. Un clic sur « Lancer l’analyse » suffit. L’IA relève notamment le fournisseur, les dates, la durée d’engagement, le préavis, le montant et sa périodicité. Pour chaque champ, elle indique un niveau de confiance et cite l’extrait du document qui justifie la valeur.
Sur l’écran « Révision du contrat extrait », vous acceptez, modifiez ou rejetez chaque proposition. Ensuite, vous confirmez le fournisseur et l’entité, puis vous cliquez sur « Créer le contrat ». L’IA rédige aussi une synthèse qui aborde toujours la résiliation, la cybersécurité, la réversibilité et le RGPD. Quand le contrat ne dit rien sur l’un de ces points, la synthèse l’écrit : « Non prévu au contrat ». Les dates d’alerte et les montants annuels restent, eux, calculés par Isi-APP.
Une limite à connaître : l’IA lit des PDF qui contiennent du texte. Un contrat scanné en image passe donc par la saisie classique.
Poser vos questions à un contrat
Sur la fiche, la carte « Interroger mon contrat » ouvre un assistant qui lit la fiche et les documents joints, en PDF, Word, Excel ou texte. Son premier message résume le contrat : objet, fournisseur, dates clés, montants, reconduction et préavis. Vous pouvez alors demander « Quel est le préavis de résiliation ? » ou « Quels risques ou points de vigilance ? ». L’assistant répond en citant les passages du contrat.
Il ne fait que lire. Il ne crée, ne modifie ni ne résilie aucun contrat, et il ne donne pas de conseil juridique.
Qui voit les contrats, et qui les modifie
La partie contrats s’active pour le compte avec l’option « Activer la partie contrats / factures ? ». Ensuite, l’accès se règle dans la fiche de chaque personne : aucun accès, lecture seule ou modification. Un acheteur peut ainsi tout gérer, tandis qu’un responsable de service consulte sans rien changer.
Pour les contrats sensibles, deux réglages s’ajoutent. Les « Droits d’accès » d’un contrat le réservent à certains services, à certaines entités, ou aux deux. Le champ « Contrat confidentiel ? » le signale comme tel. Enfin, un contrat archivé se restaure depuis l’écran « Archivage ».
Questions fréquentes sur la gestion des contrats
À quoi sert un logiciel de gestion des contrats ?
Il réunit vos contrats fournisseurs, leurs dates, leurs montants et leurs documents au même endroit. Il vous prévient aussi avant la date limite de résiliation. Vous décidez alors de renouveler, renégocier ou résilier, au lieu de subir la reconduction.
Comment Isi-APP calcule-t-il la date d’alerte d’un contrat ?
Isi-APP part de la date de démarrage, de la durée d’engagement, du préavis et du type d’engagement. Il en déduit la date limite de résiliation, puis place l’alerte trois mois avant. Le calcul se met à jour chaque nuit et ne remplace jamais une date saisie à la main.
Faut-il le module IA pour gérer ses contrats ?
Non. La gestion des contrats fournisseurs fait partie du socle Isi-Basic, inclus pour tous les clients. Le module Isi-IA ajoute la création d’un contrat à partir de ses PDF et l’assistant « Interroger mon contrat ». Ces deux fonctions consomment le quota IA mensuel.
Comment ouvrir l’accès aux contrats à un collaborateur ?
L’option « Activer la partie contrats / factures ? » doit être active pour le compte. Ensuite, dans la fiche de la personne, vous choisissez son niveau d’accès aux contrats : aucun accès, lecture ou modification.
L’IA peut-elle lire un contrat scanné ?
Non. La création assistée demande un PDF qui contient du texte. L’assistant « Interroger mon contrat » lit, lui, les PDF, les fichiers Word et Excel et le texte brut.