Un portail intranet donne à chaque collaborateur une seule page pour démarrer sa journée. Il y retrouve ses applications, les procédures de la structure et les informations du moment. Dans un EHPAD, une mairie ou une association répartie sur plusieurs sites, cette page évite bien des appels au support. Elle remplace aussi les mails « à tous » que personne ne lit. Voici ce qu’un portail intranet doit contenir, comment l’organiser et ce que propose Isi-Portail, le module portail d’Isi-APP.
En bref
- Un portail intranet rassemble l’accès aux outils, les procédures et la communication interne sur une page d’accueil commune.
- Dans Isi-Portail, cette page se compose de widgets : actualités, agenda, liens rapides, documents récents, formulaires externes.
- Chaque actualité a une date de publication et, si besoin, une date de fin : elle se met en ligne et se retire seule.
- Les widgets, les pages du menu et les actualités peuvent être réservés à certaines entités ou à certains groupes.
- Le suivi des demandes de support et la gestion des comptes relèvent d’autres modules, Isi-Ticket et Isi-Identité.
Pourquoi vos équipes perdent du temps sans portail intranet
Prenez une infirmière qui arrive en remplacement un samedi matin. Elle cherche le lien du logiciel de soins, puis la procédure en cas de panne du réseau. Le premier dort dans un mail de bienvenue, la seconde dans un classeur rangé au bureau de la cadre. Elle finit donc par appeler l’astreinte informatique.
Ce scénario n’a rien d’exceptionnel. En effet, l’information d’une structure se disperse vite : favoris du navigateur, dossiers partagés, affichage en salle de pause, groupes de messagerie. Chaque outil ajouté répond à un besoin réel. Toutefois, l’ensemble devient difficile à parcourir. Nous avons détaillé ce phénomène dans notre article sur les DSI qui utilisent trop d’outils différents.
Le portail intranet ne remplace pas ces outils. Il les rend trouvables. Autrement dit, il devient la page d’accueil du navigateur sur chaque poste, et le premier réflexe de chacun quand il cherche une information.
Ce que vos équipes cherchent le plus souvent
Avant de choisir un outil, listez ce que vos collaborateurs demandent le plus souvent. Votre support informatique le sait déjà : ce sont les questions qui reviennent chaque semaine. On y trouve en général :
- les accès aux applications métier et bureautiques ;
- les procédures internes, du livret d’accueil à la conduite à tenir en cas d’incident ;
- les annuaires, pour joindre un service ou un collègue d’un autre site ;
- les actualités et les événements de la structure ;
- les formulaires du quotidien, comme une inscription à une formation ou un sondage.
Cette liste vous servira de cahier des charges. Elle vous aidera aussi à hiérarchiser la page d’accueil. Ce qui sert tous les jours se place en haut ; le reste trouve sa place dans le menu.
La page d’accueil du portail intranet, bloc par bloc
Dans Isi-Portail, la page d’accueil se compose de widgets. Chaque widget occupe une largeur réglable, du quart de la ligne à la ligne entière. Sur mobile, ils passent tous en pleine largeur. Le catalogue propose notamment :
- Portail – Actualités, en fil ou en vignettes, et Portail – Agenda pour les événements ;
- Portail – Liens rapides, qui affiche d’une à quatre tuiles vers les pages du menu ;
- Portail – Dernières docs, pour les documents créés ou modifiés récemment ;
- Portail – Barre de recherche, Portail – Microsoft 365 et Portail – Météo ;
- Portail – Texte Personnalisé, pour une annonce ou un mot de la direction ;
- Portail – Widget Action, des boutons vers une page interne ou une adresse externe.
Le widget Formulaire externe mérite une mention à part. Il affiche dans la page un formulaire Google Forms, Microsoft Forms, Typeform ou Jotform, ou encore un rapport Power BI. Par exemple, une mairie peut y placer l’inscription au repas du personnel, sans envoyer un lien de plus par mail.
Par ailleurs, un widget vide peut s’effacer de lui-même. Ainsi, un bloc d’annonces sans contenu ne laisse pas de carte blanche au milieu de la page. Le choix et l’ordre des widgets se règlent lors du paramétrage, que l’équipe ISI-APP peut prendre en charge. Vos administrateurs modifient ensuite certains contenus, comme les liens rapides, depuis la page « Mes widgets ».
Un menu et un lanceur d’applications pour retrouver ses outils
Le menu du portail prend la forme d’une arborescence : des sections, puis des pages qui pointent chacune vers un lien. Vous pouvez par exemple créer une section « Ressources humaines » avec le planning, la demande de congés et le livret d’accueil. Le widget Liens rapides reprend ensuite les entrées les plus utilisées sous forme de tuiles colorées. Pour chaque tuile, vous choisissez aussi si le lien s’ouvre dans un nouvel onglet.
Le lanceur d’applications complète ce menu. Il regroupe les applications que vos équipes ouvrent chaque jour, à portée de clic depuis la page d’accueil. De cette façon, un agent qui jongle entre trois logiciels n’a plus besoin de ses favoris.
Communication interne : publier sur le portail intranet
Les actualités forment souvent la partie la plus vivante d’un portail. Elles annoncent un changement d’horaires, l’arrivée d’un nouveau logiciel ou une campagne de vaccination.
Chaque actualité porte une Date de publication et, si besoin, une Date de fin de publication. Avant la première, l’actualité reste programmée ; après la seconde, elle n’est plus en ligne. Vous pouvez donc préparer l’annonce d’une coupure réseau dix jours à l’avance, puis la laisser disparaître après l’intervention. De plus, les gestionnaires d’actualités retrouvent ces contenus grâce au filtre Statut de publication : Publiées, Programmées ou Plus en ligne.
La diffusion se règle aussi par public. Une actualité peut être réservée à une entité, à un profil ou à un service. Ainsi, le personnel de nuit reçoit ses consignes sans encombrer l’accueil des équipes administratives.
Les actualités servent également la prévention. Une alerte sur une campagne d’hameçonnage, publiée le jour même, touche plus de monde qu’une note en salle de pause. Nous développons cette approche dans l’article sur la culture du risque cyber. Le site Cybermalveillance.gouv.fr fournit d’ailleurs des contenus de sensibilisation réutilisables.
Enfin, votre structure publie peut-être déjà ses actualités sur un site WordPress. Dans ce cas, un connecteur les importe dans le portail avec leur image et leur date. Vous évitez ainsi la double saisie.
Des contenus visibles par les bonnes personnes
Un portail commun ne signifie pas un portail identique pour tous. Dans Isi-Portail, la visibilité d’un widget peut être réservée à certains groupes ou à certaines entités. Il en va de même pour les pages du menu : une tuile qui pointe vers une page restreinte reste masquée pour les utilisateurs non autorisés.
Cette souplesse sert surtout les structures à plusieurs établissements. Par exemple, un groupement peut afficher le même portail à tous ses sites, tout en réservant les procédures comptables au siège.
Un portail intranet à l’image de votre structure
Vos collaborateurs adoptent plus volontiers un outil qui leur ressemble. C’est pourquoi Isi-Portail reprend votre charte graphique et affiche votre logo à la place de celui d’Isi-APP. Le portail peut aussi avoir une adresse dédiée, du type portail.domaine.com.
Côté connexion, Isi-APP propose l’authentification unique avec Office 365 ou Google. Vos équipes se connectent donc avec le compte qu’elles utilisent déjà. Quant aux données, elles restent en France, avec un hébergement certifié HDS à Grenoble et à Lyon. La page sécurité détaille cette infrastructure.
Ce que le portail intranet ne fait pas seul
Le portail reste une porte d’entrée. Certaines fonctions qu’on lui prête relèvent en réalité d’autres modules d’Isi-APP.
D’une part, les demandes de support. Avec Isi-Ticket, le widget Ticket – Mes demandes en cours affiche sur la page d’accueil les demandes déposées par l’utilisateur. Sans ce module, le portail n’offre pas de suivi des demandes. Notre article sur l’importance d’un service de ticketing explique l’intérêt d’un outil dédié.
D’autre part, la gestion des comptes. Créer un compte à l’arrivée d’un agent ou le désactiver à son départ relève d’Isi-Identité. Le portail utilise ces comptes, mais il ne les administre pas. Notre article sur l’annuaire des personnes détaille cette partie.
Cette distinction évite les mauvaises surprises au moment du choix. Elle permet aussi de démarrer avec le portail seul, puis d’ajouter un module quand le besoin se confirme.
Par où commencer
Commencez petit. Une page d’accueil avec cinq liens utiles et un fil d’actualités vivant vaut mieux qu’un menu de quarante entrées que personne ne tient à jour.
Ensuite, désignez une ou deux personnes chargées des actualités. Sans rédacteur identifié, le fil se fige en quelques semaines et les équipes cessent de le consulter. Fixez aussi un rythme tenable, par exemple une publication par semaine.
Enfin, demandez à quelques utilisateurs de terrain de tester la page avant l’ouverture générale. Ils repèrent vite le lien manquant ou la procédure introuvable. Pour vous lancer, l’essai gratuit de 14 jours donne accès à Isi-APP, et la page Isi-Portail présente le module en détail.
Questions fréquentes sur le portail intranet
Quelle différence entre un portail intranet et un intranet ?
Le mot intranet désigne souvent un site interne riche en contenus. Le portail intranet met plutôt l’accent sur l’accès : une page d’accueil qui oriente vers les outils, les procédures et les actualités. Isi-Portail suit cette logique de point d’entrée unique.
Un portail intranet convient-il à une petite structure ?
Oui. Une association ou une petite commune y gagne même davantage, car elle n’a souvent personne pour répondre aux questions informatiques. Une page d’accueil simple suffit pour commencer.
Peut-on afficher des contenus différents selon les sites ou les services ?
Oui. Les widgets et les pages du menu peuvent être réservés à certaines entités ou à certains groupes. Quant aux actualités, elles peuvent cibler une entité, un profil ou un service.
Les collaborateurs peuvent-ils suivre leurs demandes de support depuis le portail ?
Oui, si votre structure utilise aussi Isi-Ticket. Le widget Mes demandes en cours affiche alors, sur la page d’accueil, les demandes déposées par l’utilisateur.